HR-Wissen

Elektronische Personalakte: Kosten

Mit diesen Kosten müssen Sie rechnen! Die Beispielrechnung zeigt Einsparpotenziale bei Digitalisierung, Schulung und Administration.

Einsparpotenziale durch digitale Personalverwaltung

Spürbare Kosteneinsparungen und eine deutliche Effizienzverbesserung zählen zu den großen Pluspunkten der elektronischen Verwaltung von Personalakten. Mit der Einführung der digitalen Personalakte fallen für Unternehmen allerdings immer erst einmal Investitionskosten an. Einmalige Kosten entstehen zum Beispiel für die Konfiguration der passenden Software, das Scannen von Papierakten oder die Schulung der Mitarbeitenden an. Diese einmaligen Investitionen rechnen sich in der Regel aber schon nach 3-6 Monaten.

Kurzübersicht:

  • Hohe Kostenersparnis und 90% weniger Arbeitszeit
  • Best-Practice-Vorgehen spart 70% der Einführungskosten
  • Intuitive Nutzerführung bei Einführung der Software spart bis zu 90% Schulungskosten

Mögliche Kosteneinsparungen mit der digitalen Personalakte

Typische Situation: „Schau doch bitte gerade mal in die Zielvereinbarung für die Bonusabrechnung von Jan Zimmermann“. Bedeutet in einer nicht digitalisierten Personalabteilung, dass eine HR-Kraft vom Platz aufsteht, zum Aktenlager geht, es aufschließt, die Akte sucht, findet, aus dem Regal nimmt, das Lager abschließt, zum Platz zurückgeht, die Akte aufschlägt, dann das Register für Bonusvereinbarungen, das entsprechende Dokument sucht und findet, herausnimmt, es wieder einfügt und die Akte wieder zurückbringt. Das Beispiel lässt sich mühelos mit dem Ablegen von Akten erweitern – wobei hier sogar noch Dokumente gedruckt werden müssen.

Das kann pro Fall 10 Minuten dauern. Hätte die Personalabteilung eine digitale Personalakte im Einsatz, wäre der ganze Vorgang in einer Minute erledigt. Was die reine Arbeitszeit angeht, wären also 90% eingespart. Was bedeutet das konkret?

Beispielrechnung für ein Unternehmen mit 3.500 Mitarbeitenden

HR-Sachbearbeitende verdienen laut Stepstone etwa 53.000 € pro Jahr, der Vollkostensatz liegt somit bei etwa 35 € pro Stunde. Stellen Sie sich vor, dass eine HR-Fachkraft in einem Unternehmen mit 3.500 Mitarbeitenden arbeitet und 20-mal pro Mitarbeitenden und Jahr ein Dokument sucht oder ablegt:

Kosten mit herkömmlichen Papierakten:

  • 20 Suchen/Ablagen
  • 10 Minuten pro Suche
  • 3.500 Mitarbeitende
  • 11.666 Arbeitsstunden à 35 €

Kosten für die Suche und Ablage von Personalakten ohne eine digitale Personalakte:
408.310 €/Jahr

Kosten mit einer digitalen Personalakte:

  • 20 Suchen/Ablagen
  • 1 Minute pro Suche
  • 3.500 Mitarbeitende
  • 1.166 Arbeitsstunden à 35 €

Kosten für die Suche und Ablage von Personalakten mit einer digitalen Personalakte:
40.831 €/Jahr

Die Kostenersparnis durch eine digitale Personalakte beträgt somit ca. 90%, also 367.479 €

Hinzu kommen weitere Einsparungen:

  • Wegfall der Miete für das Aktenlager
  • Entfall von Papier- und Druckkosten
  • Arbeitszeitersparnisse für automatisch erzeugte Dokumente

Aufwand für die Umsetzung einer digitalen Lösung

Die Personalakte muss eingerichtet und an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Hierzu zählen die Übernahme von Stammdaten und die Anbindung an HR-Systeme wie z. B. SAP SuccessFactors. Außerdem muss eine Registerstruktur angelegt und ein Berechtigungssystem festgelegt werden. Akten müssen digitalisiert und Mitarbeitende geschult werden. Die Kosten für die Umstellung auf die digitale Personalakte haben sich in der Regel nach 3-6 Monaten wieder eingespielt.

Kosten für die Einführung

Wichtig ist eine effiziente, strukturierte Einführung. Unstrukturiert kann es ein Jahr dauern, bis die Software bereitsteht – die internen und externen Aufwände können dabei ausufern. Wäre die Software schon nach 6 Wochen statt nach einem Jahr eingeführt, würde unser Beispielunternehmen übrigens schon von 361.197 € an Arbeitszeiteinsparungen profitieren.

Kosten für die Einführung können bei verschiedenen Anbietern stark variieren. Ein nicht unrealistischer Preis auf dem Markt für ein Unternehmen mit 3.500 Mitarbeitenden ist 16.000 €.

aconso bietet mit der Best-Practice-Einführung ein Vorgehen, mit der eine digitale Personalakte in 4-6 Wochen eingeführt werden kann. Mit diesem Ansatz lassen sich bis zu 70% der Einführungskosten inkl. interner Abstimmungen auf Kundenseite einsparen. Der Funktionsumfang dieser aconso Akte beruht auf über 20 Jahren Erfahrung und mehreren tausend Projekten. Es bedarf keiner langen Konfigurations-Sessions, in der man jede Drehschraube und Funktion vordefinieren muss.

Eine “Best practice“ digitale Personalakte kommt inkl. Datenschutzkonzept, in dem Löschfristen und Löschkriterien vordefiniert sind und in letzter Instanz individuell angepasst werden können. Inklusive ist auch ein schneller Stammdatenimport aus dem vorherrschenden HCM wie SAP SuccessFactors. Zusammen mit einer Vorlage für die Betriebsvereinbarung reduzieren sich Absprachen mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten auf ein Minimum.

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Kosten für die Digitalisierung

Bei der Ersteinführung einer digitalen Personalakte müssen Papierdokumente gescannt werden. Dies sollte unbedingt von einem erfahrenen Dienstleister erledigt werden. Die Herausforderung liegt in der Übertragung der Vielzahl an sensiblen Personaldokumenten an die richtige Stelle in der digitalen Personalakte.

aconso bietet mit dem Scan Service die Erstverscannung und Einrichtung der Software aus einer Hand. Wir kümmern uns um den Transport der Altakten bis hin zur Aufbereitung und Klassifizierung. Sogar das Entfernen von Heftklammern oder das Einlegen von Register-Trennblättern wird übernommen. Zusätzlich wird für die sichere Einlagerung, Rücklieferung oder Vernichtung der Papierakten gesorgt. Scannen in Eigenregie lohnt sich nicht!

Für das Scannen in Eigenregie bräuchte man etwa anderthalb Minuten pro Dokument. Bei unserem Beispiel-Unternehmen mit 3.500 Mitarbeitenden müssten bis zu 350.000 Dokumente eingescannt werden. Würde das Scannen eine interne HR-Fachkraft à 35 €/Stunde übernehmen, würde dies etwa 300.000 € kosten. Ein Dienstleister kostet einen Bruchteil hiervon.

Mehr zu den Scan-Lösungen

Kosten für die Schulung

Schulungen steigern die Akzeptanz und den Erfolg einer Software – besonders, wenn sie kompliziert ist. Je intuitiver die Software ist, desto weniger muss geschult werden. Die digitale Personalakte von aconso ist für User nahezu selbsterklärend – üblicherweise sollten nur Admins geschult werden.

Beispielrechnung: In der Personalabteilung unseres Beispielunternehmens mit 3.500 Beschäftigten müssten etwa 35 HR-Mitarbeitende geschult werden – damit alle angemessen mit der Software umgehen können. Würde eine Schulung 800 € pro Person kosten, würde dies einen Aufwand von 28.000 € bedeuten.

Da die aconso-Lösungen selbsterklärend sind, reicht es aus, wenn etwa vier HR-Mitarbeitende eine Admin-Schulung erhalten. So können nahezu 90% des Aufwands eingespart werden.

Benutzeroberfläche einer digitalen Personalakte
Einfache und intuitiv gestaltete Oberflächen erleichtern die Personalverwaltung erheblich

Wegfall der Kosten für den Postversand

Ein großer Hebel zur Kosteneinsparung durch HR-Digitalisierung ist die elektronische Zustellung von Dokumenten, die den Briefversand ersetzen kann, zum Beispiel in ein elektronisches Postfach wie die HR Document Box. Unternehmen verschicken i.d.R. 12 Gehaltsabrechnungen und eine Steuerabrechnung pro Jahr per Post. Bei 3.500 Mitarbeitenden entstehen bei der Nutzung des Standardbrief-Portos von 85 Cent und weiteren 15 Cent für das Kuvertieren, Umschläge etc. Aufwendungen von insgesamt 45.500 € pro Jahr.

Schluss mit Gehaltsabrechnungen per Post!

Die HR Document Box ersetzt den Postversand und ermöglicht die digitale Zustellung von HR-Dokumenten an Mitarbeitende. Gehaltsabrechnungen & Co. können rund um die Uhr von überall mit jedem Endgerät abgerufen werden.

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