Automatisierte
Dokumentenerzeugung: schnell und effizient

✓ Für unzählige Dokumentarten geeignet
✓ Mastervorlagen basierend auf Microsoft Word
✓ Flexibel, transparent, 100% Cloud

Warum Personaldokumente automatisiert erstellen?

Das manuelle Erstellen von Dokumenten ist schlicht und einfach fehleranfällig. Beim täglichen Jonglieren mit unzähligen Vorlagendateien verliert man nicht nur schnell den Überblick, sondern auch wertvolle Zeit. Die Digitalisierung von HR-Prozessen in Verbindung mit einer integrierten Dokumentenerzeugung beschleunigt alle administrativen Schritte, schafft Transparenz und gestaltet Abläufe effizienter. Der Prozessstand ist jederzeit für alle Beteiligten sichtbar und das Beste: die fertigen Dokumente sind garantiert fehlerfrei.

Wie funktioniert die automatisierte Dokumentenerzeugung?

Eigentlich ist das ganz einfach: Sie arbeiten mit Master-Templates, in denen Sie das grundlegende Design und den groben Aufbau Ihrer Schreiben definieren. Auf Basis dieser Templates lassen sich Dutzende Dokumente abbilden. Sie profitieren somit von der Vielfältigkeit an Funktionen aus Microsoft Word, auf welche Sie im aconso-System für die Konfiguration und Erweiterung zurückgreifen können. Mit der Anbindung an Ihr führendes HR-System etablieren Sie ein praxisorientiertes und konsistentes Datenmodell.

Die Übernahme der Daten erfolgt hierbei aus SAP HXM, SAP SuccessFactors oder einem anderen stammdatenführenden HCM-System. Sie können Systemdaten in Verbindung mit individuellen Daten aus Eingabemasken flexibel und nach Ihren Bedürfnissen modellieren. Zudem werden bei allen erstellten Vorlagen und Dokumenten Ihre individuellen Unternehmensrichtlinien berücksichtigt. Das heißt: Die Dokumente sind immer CI-konform.

Alle Funktionen auf einen Blick

  • Übernahme des Corporate Designs, Formatvorlagen sowie Kopf- & Fußzeile
  • Automatische Übernahme von Personaldaten aus dem HCM-System
  • Hierarchisch aufgebaute Vorlagen-Bibliothek, um Änderungen zentral zu pflegen
  • Prozessintegration inklusive Digitaler Signatur via DocuSign oder Adobe Acrobat Sign
  • Automatische Dokumentenablage in Digitaler Personalakte möglich
aconso Automatisierte Dokumentenerzeugung
Automatisch generiertes Dokument

Arbeiten mit Mastervorlagen

Einfach gesagt: Aus einer Master-Dokumentenvorlage können beliebige Dokumentarten erstellt werden, die im Inhalt variieren, im Basis-Layout aber gleich sind. Mastereinstellungen wie Formatierung, Corporate Design, Kopf und Fußzeile etc. werden automatisch übernommen, sodass Sie hier immer auf der sicheren Seite sind. Auch die Abbildung verschiedener Layoutvorgaben bei Tochtergesellschaften ist möglich, genau wie die zentrale Template-Erstellung für den globalen Einsatz in verschiedenen Sprachen.

Welche Dokumentarten lassen sich abbilden?

Bei der automatisierten Erzeugung von HR-Dokumenten sind Ihnen keine Grenzen gesetzt. Nahezu alle Dokumentarten entlang eines Beschäftigungsverhältnisses lassen sich softwaregestützt abbilden.

Die häufigsten Anwendungsfälle sind:

  • Arbeitsvertragserstellung (auch Tarifverträge)
  • Onboarding-Dokumente
  • Elternzeit- und Mutterschutzdokumente
  • Arbeitszeitänderungsverträge
  • Prämienschreiben
  • Bonusschreiben
  • Bescheinigungen wie A1-Bescheinigung
  • Vertrags- und Gehaltsanpassungen uvm.

Das sagen unsere Kunden

„Im Endeffekt funktioniert das ein bisschen wie ein Serienbrief in Word. Eigentlich hatten wir Budget zurückgestellt, um mehr Vorlagen von aconso erstellen zu lassen. Das haben wir gar nicht gebraucht.“

Andreas Krotki

HR Business Partner, Warsteiner

„Die Bearbeitungszeiten haben sich enorm verkürzt, gleichzeitig ist die Handhabung der Prozesse für alle Beteiligten erheblich einfacher geworden.“

Kai Berger

Head of Human Resources Services, Siemens Schweiz

Unschlagbare Vorteile der automatisierten Dokumentenerzeugung

  • Arbeitserleichterung und Zeitersparnis

  • Verminderte Komplexität, standardisierte Arbeitsabläufe

  • Bis zu 60 % Prozesskosteneinsparungen

  • Revisionssicherheit nach EU-DSGVO

  • Nachhaltigkeit durch Verzicht auf Papierdokumente

Digitale Signatur und Personalakte

Echte End-to-End-Prozesse

Die automatisierte Dokumentenerzeugung ist oft der fehlende Baustein, wenn es um End-to-End-Prozesse im Dokumentenmanagement geht. Medienbrüche, nasse Unterschriften und die Ablage in Papierakten erschweren die Digitalisierung häufig. Dabei lassen sich alle Prozessschritte 100 % digital abbilden – ergänzt um eine digitale Signatur von DocuSign oder Adobe Acrobat Sign und die automatische und sichere Ablage in der aconso Digitalen Personalakte.

SAP SuccessFactors

Nahtlose Integration

aconso ist seit vielen Jahren Ihr zuverlässiger SAP-Partner. Unsere Dokumentenerzeugung lässt sich mit vollem Funktionsumfang optisch und technisch nahtlos in SAP SuccessFactors integrieren. So verwalten Sie Ihre Personaldaten und HR-Dokumente unter einem Dach. Diese Lösung ist auch im SAP Store erhältlich.

Jetzt Ihren persönlichen Demo-Termin buchen!

Lernen Sie die Software von aconso unverbindlich kennen! Unsere Expert:innen zeigen Ihnen gerne alle Funktionen und beantworten Ihre Fragen. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!

✓ Einblick in den vollen Funktionsumfang

✓ Individuelle Beratung zu Ihren Anforderungen

✓ Zeit für Ihre Fragen

Erste Einblicke in unsere Digitale Personalakte in SAP SuccessFactors

In unserem kurzen Demo-Video erfahren Sie alles, was Sie zur aconso Digitalen Personalakte in SAP SuccessFactors wissen müssen kurz und kompakt!

Dauer: ca. 8 Minuten

✓ Vorteile unserer Software

✓ Einblick in die User-Oberflächen

✓ Alle Funktionen auf einen Blick

aconso Software in SAP SuccessFactors

Erste Einblicke in die Digitale Personalakte

In unserem kurzen Demo-Video erfahren Sie alles, was Sie zur Digitalen Personalakte von aconso wissen müssen kurz und kompakt!

Dauer: ca. 8 Minuten

✓ Vorteile unserer Software

✓ Einblick in die User-Oberflächen

✓ Alle Funktionen auf einen Blick

aconso Software