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Guide für einen erfolgreichen Anbieterwechsel im HR-DMS-Bereich

Denken Sie über einen Wechsel Ihres HR-DMS-Anbieters nach? Wir haben Ihnen in diesem Guide alle Gründe für einen Anbieterwechsel sowie Tipps zur Vorgehensweise zusammengefasst.
Erfolgreicher Anbieterwechsel mit aconso

Das Thema Digitalisierung gehört in deutschen Personalabteilungen längst zu einer zukunftsorientierten, langfristig erfolgreichen Unternehmensstrategie. Viele Unternehmen arbeiten bereits mit einer HR Software, die HR-Prozesse zwar digital abbildet, bei der täglichen Arbeit jedoch mehr Zeit frisst und Fragen aufwirft als ausreichend Benefits zu liefern. Dabei soll Dokumentenmanagementsoftware doch das Arbeiten in der Personalabteilung erleichtern und nicht komplizierter machen. Wann ist also der Zeitpunkt gekommen, sich ein Upgrade in Sachen HR Software zu gönnen und die Möglichkeiten der Digitalisierung voll auszuschöpfen?  

Ist die HR Software einmal in Betrieb genommen und alle Mitarbeitenden eingearbeitet, tun sich einige User schwer, sich von gewohnten Arbeitsweisen zu verabschieden, auch wenn diese längst überholt sind und an vielen Stellen stark verbesserungswürdig sind. Die Fortschritte beim Thema HR-Digitalisierung passieren rasant und es wäre leichtsinnig, würde man sich nicht mit den neuesten Entwicklungen auseinandersetzen. Es gibt daher viele Gründe, warum eine Personalabteilung über einen Wechsel des Softwareanbieter nachdenken sollte.

Gründe für einen Anbieterwechsel im Bereich HR DMS

Fehlende Agilität der Software

Die aktuelle Software erfüllt schlicht nicht mehr die Anforderungen des Unternehmens und der Personalabteilung. Faktoren wie starker Umsatzwachstum, neue Tochtergesellschaften, ansteigende Beschäftigtenzahl oder eine Erweiterung des Geschäftsfeldes erfordern eine flexible HR Software, die mitwächst und nicht das Wachstum behindert. Die gegenwärtige HR Software stößt schlichtweg an ihre Grenzen und ist nicht in der Lage, sich der fortschreitenden Entwicklung der Personalabteilung anzupassen. Fehlende Flexibilität und Skalierbarkeit verkomplizieren HR-Prozesse zunehmend. Eine neue Softwarelösung kann hier eine bessere Skalierbarkeit bieten.

Kosten-Nutzen-Verhältnis

Fällt die Kosten-Nutzen-Abwägung der aktuellen HR Software negativ aus, ist ein Anbieterwechsel unvermeidlich. Die aktuelle Software ist zu teuer für das, was sie leistet. Zudem gibt es günstigere Alternativen auf dem Markt, die nach ausführlicher Evaluierung besser passen. Weitere Faktoren, die die Kosten zur sehr nach oben treiben sind unter anderem zu hohen Wartungs- und Supportleistungen. In solchen Fällen kann es kosteneffizienter sein, direkt auf eine neue Softwarelösung umzusteigen, die weniger Wartungsaufwand erfordert und möglicherweise kostengünstigere Supportoptionen bietet.

Zum anderen können langsame und ineffiziente Softwareprozesse zusätzliche Kosten verursachen, beispielsweise wenn Mitarbeitende möglicherweise zusätzliche Zeit und Ressourcen aufwenden müssen, um Aufgaben zu erledigen oder Workarounds zu finden. Eine neue Softwarelösung, die effizienter arbeitet und den Workflow optimiert, kann zu erheblichen Einsparungen führen, indem sie die Produktivität steigert und den Ressourcenbedarf reduziert.

Die Software hält nicht, was sie verspricht

Ist die HR DMS Software erst einmal praxiserprobt und zeigt im täglichen Doing erhebliche Mängel, ist es oft leichter, sich so schnell wie möglich nach einer Alternative umzusehen, als sich noch länger mit der unzureichenden Lösung auseinanderzusetzen. Eine schlechte Benutzerfreundlichkeit und ein ungenügender Funktionsumfang ist Grund genug für einen Wechsel. Wenn die bestehende Software nicht die erforderlichen Funktionen und Eigenschaften bietet, um den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden, kann dies zu Engpässen und ineffizienten Arbeitsabläufen führen. Die Personalabteilung könnte dadurch gezwungen werden, zusätzliche Tools oder manuelle Prozesse einzuführen, um die Lücken zu füllen, was wiederum mit zusätzlichem Arbeitsaufwand verbunden ist.

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Vorgehensweise beim Anbieterwechsel

Es ist wichtig, dass sich die Personalabteilung im Voraus mit den Herausforderungen des Wechsels auseinandersetzt und entsprechende Maßnahmen ergreift, um sicherzustellen, dass der Übergang so reibungslos wie möglich verläuft. Mit dem richtigen Anbieter an Ihrer Seite gestaltet sich der Systemwechsel unkompliziert. Die subjektive Wahrnehmung wird einen selten zum Entschluss führen, den Anbieter zu wechseln. Kennzahlen und Auswertungen des Kosten-Nutzen-Verhältnisses sowie nützliche Funktionen der Software sind daher ausschlaggebend, wenn man beim Anbieterwechsel nichts falsch machen will.

Es ist wichtig, die potenziellen Auswirkungen auf Geschäftsabläufe sowie die notwendigen Schritte zur Minimierung von Ausfallzeiten im Voraus zu planen und sicherzustellen, dass das Unternehmen auf die Umstellung vorbereitet ist. Zudem gibt es einige Punkte zu beachten, damit beim Anbieterwechsel nichts schiefläuft.

1. Anforderungsanalyse und Bewertung: Der erste Schritt besteht darin, die Anforderungen der Personalabteilung neu zu identifizieren und zu bewerten. Welche Funktionen und Eigenschaften werden benötigt? Welche Funktionen sind überflüssig? Welche Integrationen mit anderen HR-Systemen sind erforderlich? Durch eine detaillierte Analyse der Anforderungen können die Auswahlkriterien für die neue HR Software klar definiert werden. Das erleichtert die Anbieterauswahl.

2. Marktrecherche und Evaluierung: Basierend auf den definierten Anforderungen sollte eine umfassende Marktrecherche durchgeführt werden, um potenzielle HR-Softwareanbieter zu identifizieren. Eine gründliche Evaluierung der HR-Dokumentenmanagement-Softwareanbieter und ihrer Lösungen ist wichtig, um die richtige Entscheidung zu treffen. Dies kann den Vergleich von Funktionen, Preisstrukturen, Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit, Support-Optionen und der Reputation des Anbieters umfassen.

3. Datenmigration: Die Überprüfung des Datenmigrationsprozesses ist enorm wichtig. Der neue Anbieter sollte über die geeigneten Tools und nötige Erfahrung verfügen, um Daten aus dem alten Dokumentenmanagementsystem nahtlos in die neue Lösung zu übertragen. Wichtig ist es dabei zu überprüfen, ob die neue Software problemlos mit anderen Systemen im Unternehmen integriert werden kann, z. B. mit der Lohnbuchhaltung, dem Zeiterfassungssystem oder anderen relevanten Systemen.

4. Datenschutz und Sicherheit: HR Software enthält sensible Personaldaten. Es sollte also sichergestellt werden, dass der neue Anbieter angemessene Sicherheitsmaßnahmen implementiert hat, um den Schutz dieser Daten zu gewährleisten. Die Datenschutzrichtlinien des Anbieters sollten sorgfältig überprüft werden. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass diese den geltenden Datenschutzgesetzen entsprechen.

5. Benutzerfreundlichkeit und Schulung: Eine intuitive Benutzerfreundlichkeit ist ausschlaggebend bei einer neuen Software. Die Lösung sollte leicht zu bedienen sein und den Usern eine einfache Navigation und Nutzung ermöglichen. Ausreichende Schulungsmöglichkeiten und Ressourcen seitens des Anbieters sollten in jedem Fall gegeben sein, um den HR-Mitarbeitenden ausreichend Hilfestellung zu geben, um die Software effektiv nutzen zu können.

6. Support und Wartung: Angemessenen technischen Support und Hilfe bei Fragen oder Problemen sollten vom neuen Anbieter gestellt werden und ohne Zusatzkosten zur Verfügung stehen. Wichtig zu klären ist, wie häufig Software-Updates und Wartungsarbeiten durchgeführt werden und wie diese verwaltet werden.

7. Referenzen und Bewertungen: Die Recherche nach Kundenreferenzen und Bewertungen des neuen Anbieters ist oft sehr hilfreich im Entscheidungsprozess. So erfährt man wie andere Unternehmen ihre Erfahrungen mit der Software und dem Anbieter bewerten. Dies kann helfen, die Zuverlässigkeit und den Ruf des Anbieters besser einzuschätzen.

8. Downtime: Downtime bezieht sich auf die Zeit, in der ein System, eine Anwendung oder ein Netzwerk nicht verfügbar ist und somit nicht genutzt werden kann. Der Wechsel der Software kann zu Ausfallzeiten führen, was die Arbeit der Personalabteilung unterbrechen und damit beeinträchtigen kann. Die Minimierung derartiger Ausfälle sollten so gering wie möglich gehalten werden. Das wiederum hängt eng zusammen mit der sorgfältigen Planung und Organisation des Anbieterwechsels.

9. Entscheidung für einen neuen Anbieter: Nach erfolgreicher Evaluierung der potenziellen Anbieter unter Berücksichtigung der genannten Punkte sollte der Kunde den besten Anbieter für seine Bedürfnisse auswählen. Dies beinhaltet auch den Abschluss von Verträgen, die Klärung von Lizenzvereinbarungen und die Festlegung von Service Level Agreements (SLAs).

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