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Ein Blick in die Zukunft: Vollautomatisierte HR-Prozesse als Standard?

Grundsätzlich lassen sich alle regelbasierten Abläufe mit Algorithmen abbilden und automatisieren. Das trifft auch auf viele HR-Prozesse zu.

Die Veränderungen in der neuen Arbeitswelt stellen nicht mehr die Frage nach der Digitalisierung, sie definieren lediglich den Digitalisierungsgrad. Zukünftig sind HR-Prozesse zu 100 Prozent digitalisiert und hochvernetzt. HR gewinnt dadurch Zeit, sich auf den Menschen zu konzentrieren.

In der Praxis brachte uns die Digitalisierung bereits flexible Arbeitszeitmodelle, Homeoffice und Desk-Sharing. Mitarbeitende bringen ihre eigenen mobilen Endgeräte mit ins Büro und nutzen digitale Kommunikationstools, um standortunabhängig zusammenzuarbeiten. Zunehmend werden HR-Prozesse automatisiert und neue Softwaresysteme eingeführt. Diese sind hochvernetzt, stark automatisiert und nutzen selbstlernende Algorithmen und künstliche Intelligenz. Gleichzeitig erhöht allerdings der sich zuspitzende Fachkräftemangel den globalisierten Wettbewerbsdruck. Wer sich behaupten will, muss also nicht nur die Zahl der Arbeitskräfte, sondern auch deren verfügbare Zeit optimal einsetzen.

Das ermöglicht die zunehmende Digitalisierung und Automatisierung. Sie entlastet Mitarbeitende, erhöht die Effizienz und bringt mehr Flexibilität in den Arbeitsalltag. Dadurch werden starre Strukturen aufgebrochen. Arbeit findet schon jetzt meist nicht mehr von 9 bis 17 Uhr an einem festgelegten Arbeitsplatz statt, sondern dann und dort, wo sie am besten ins Leben passt. Mobiles Arbeiten und Homeoffice werden sich in Zukunft als feste Arbeitsweisen etablieren und in der Arbeitswelt von morgen nicht mehr wegzudenken sein. So wachsen Arbeit und Freizeit zunehmend zusammen. Das traditionelle Konzept der Work-Life-Balance hat ausgedient und weicht der modernen Life-Life-Balance: Arbeit wird positiv ins Leben geführt, sodass sie sich wie Leben anfühlt.

HR als Owner personalwirtschaftlicher Prozesse

Die Personalabteilung übernimmt in Zukunft Managementaufgaben wie zum Beispiel das Monitoring digitalisierter HR-Prozesse. Als Prozess-Owner ist HR in der Pflicht, dafür zu sorgen, dass der Prozess reibungslos abläuft und nicht an irgendeiner Stelle hakt. Das ist durch die hohe Transparenz digitaler Prozesse keine Aufgabe mehr, die viel Zeit in Anspruch nehmen wird. Zum anderen sind Personalerinnen und Personaler für die Fehlerbehebung verantwortlich. Hakt es in einem Prozess oder werden bestimmte Prozessschritte nicht einwandfrei bearbeitet, wird die HR-Fachkraft informiert und muss intervenieren. Dabei ist es das A und O, dass der Prozessablauf, die Prozessbeteiligten und der Prozessinhalt klar definiert sind und regelmäßig auf Aktualität überprüft werden. Diese Verantwortung bleibt auch bei digitalen HR-Prozessen bestehen.

Der Mensch rückt wieder in den Mittelpunkt

Für die eine oder andere Person mag der Gedanke, dass die Digitalisierung Menschen in den Mittelpunkt stellt, widersprüchlich klingen. Zumal Software & Co. den Ruf haben, Menschen und deren Tätigkeiten zu ersetzen. Sieht man digitale Tools jedoch vielmehr als Werkzeug und Hilfsmittel an, stellen sich neue Technologien in den Dienst der Menschen und schaffen freie Ressourcen. Das bedeutet für die HR-Organisation: Moderne HR-Tools sind nicht aus HR-Sicht zu denken und zu konzipieren, sondern aus Sicht der User, der Menschen, die die Software später bedienen. Eine Software muss so aufgebaut sein, dass alle User-Gruppen (HR, Führungskräfte und Mitarbeitende) es besonders einfach haben, ihre Aufgabe zu erledigen.

Das macht digitale HR-Prozesse für Unternehmen interessant, die die Lebensqualität ihrer Mitarbeitenden erhöhen und für eine bessere Life-Life-Balance sorgen wollen. Denn sie steigern die Personalzufriedenheit, fördern die Personalbindung und tragen zu einem positiven Arbeitgeber-Image bei. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels spielt das eine wichtige Rolle für den Geschäftserfolg.

Fazit

Ein Digitalisierungsprojekt einer HR-Abteilung sollte mit Köpfchen angegangen werden. Grundsätzlich lassen sich alle regelbasierten Abläufe mit Algorithmen abbilden und automatisieren. Das trifft auf die meisten HR-Prozesse zu, sei es die Vertragserstellung, die Zeugnisgenerierung oder die Urlaubsbeantragung. Unternehmen sollten prüfen, wo ihnen die Digitalisierung spürbare Vorteile bringt. Denn eins ist klar: Die Digitalisierung im HR-Bereich wird gebraucht. Die Frage ist nur, wann und wie schnell sich Unternehmen dem anpassen können.

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