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Drei schnelle Fragen zu Homeoffice, Datenschutz und Compliance

In der Rubrik "Drei schnelle Fragen an" beantwortet Dr. Martin Grentzer, CFO bei aconso, Fragen zum Datenschutz im Homeoffice.

Dr. Martin Grentzer, Gründer & CFO der aconso AG, zeigt der HR-Welt durch seine langjährige Erfahrung im Personalwesen immer wieder neue Wege auf, sich furchtlos der digitalen Welt zu stellen. Der Experte für Prozessoptimierung und Datenschutz im HR-Bereich setzte bereits 1999 im Rahmen seiner Promotion mit dem Thema »Elektronische Personalakte« neue Maßstäbe für eine 100%ig digitale Personalabteilung. Als renommierter Referent für Trendthemen wie digitales HR-Dokumentenmanagement, Datenschutz und Projektmanagement inspiriert Dr. Martin Grentzer HRler auf der ganzen Welt, sich neuen Herausforderungen zu stellen und Veränderungen mit Mut zu begegnen.

Wie bewerten Sie den Trend zum Homeoffice, den die Corona-Krise ausgelöst hat?

Dr. Martin Grentzer: „Homeoffice in Corona-Zeiten ist in jedem Fall eine Art Rettungsring, der es vielen Unternehmen ermöglicht, selbst in diesen schwierigen Zeiten ihrer Arbeit wie gewohnt nachzugehen. Die Dringlichkeit der Situation hat vielen Unternehmen keine andere Wahl gelassen. Bedenken, Herausforderungen und Hürden, die für viele HR-Abteilungen vor Corona noch als unüberwindbar galten, wurden durch die Alternativlosigkeit aus dem Weg geräumt.

Die Krise hat das ermöglicht, wovor sich viele HR-Abteilungen lange gesträubt haben. Allein die Tatsache, dass es für uns mittlerweile normal ist, sich virtuell zu treffen und keine kosten-, zeit- und umweltintensiven Face-to-Face-Termine mehr wahrgenommen werden müssen, zeigt, wie anpassungs- und wandlungsfähig Personalabteilungen heute eigentlich sind.

So sehe ich die Entwicklung hin zum Homeoffice sehr positiv. Langfristig wird Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten ein fester Bestandteil unserer Arbeitswelt sein – neben Präsenszeiten im Büro. Auf den richtigen Mix wird es dabei ankommen. Viele Unternehmen können so beispielweise mittelfristig die Mietkosten für Büroraume und Büroausstattung senken. Langfristig ermöglicht es den Personalabteilungen agiler zu arbeiten und flexibler auf gesellschaftliche Veränderungen zu reagieren.“

Viele Personalabteilungen haben in Höchstgeschwindigkeit auf Homeoffice-Arbeitsplätze umgerüstet. Welche Stolpersteine sind hier zu beachten?

Dr. Martin Grentzer: „Der erste Stolperstein ist die nötige Ausstattung mit digitaler Hardware, bei der es bei einigen Unternehmen bereits hapert. Oft ist es nicht die Norm, dass Mitarbeiter mit einem portablen Laptop und Handy ausgestattet werden, die es ihnen ermöglicht, von heute auf morgen von zu Hause aus zu arbeiten. Das Gleiche gilt für alle notwendigen Arbeitsmittel, die vor allen in vielen Personalabteilung nicht digital zur Verfügung stehen. Viele HR-Abteilungen arbeiten heute noch mit Papierakten in meterhohen Aktenschränken, die sich nicht so einfach ins Homeoffice verlagern lassen.“

„Was vielen Personalabteilungen ebenfalls Steine in den Weg legen kann, ist das Thema Datenschutz und Compliance. Auch im Homeoffice muss sichergestellt werden, dass keine Unternehmensdaten an unberechtigte Personen gelangen.“

Dr. Martin Grentzer

„Das spielt vor allem für HR-Abteilungen eine wichtige Rolle, die mit sensiblen personenbezogenen Daten arbeiten. Hier muss in jedem Fall sichergestellt werden, dass Daten in jeglicher Form – das heißt sowohl in digitaler Form als auch in Papierform – gut verwahrt und nicht einsehbar verstaut werden. Gerade Papierdokumente landen zu Hause häufig im Hausmüll, ohne relevante Daten davor unkenntlich zu machen.“

Datenschutzgesetze mit der Digitalen Personalakte einhalten

Eine elektronische Personalakte kann Sie bei der Einhaltung von gesetzlichen Richtlinien in Sachen Datenschutz und Compliance unterstützen.

Liegt die Verantwortung für mögliche Risiken in Bezug auf Compliance und Datenschutz im Homeoffice bei der technischen Ausstattung seitens des Arbeitsgebers oder beim Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter?

Dr. Martin Grentzer: „Homeoffice-Regelungen sind gesetzlich sehr streng geregelt. Eine entsprechende technische Ausstattung seitens des Arbeitsgebers ist die Basis für einen datenschutzkonformen Arbeitsplatz zu Hause. Der Mitarbeiter muss aber gleichermaßen sicherstellen, dass die räumlichen Möglichkeiten genutzt werden, damit der Arbeitsrechner für unbefugte Personen nicht einsehbar ist und Papierdokumente nicht frei zugänglich verstaut werden.

Genauso wichtig ist es aber, das Bewusstsein der Mitarbeiter im Homeoffice hinsichtlich der Themen Datenschutz und Compliance zu sensibilisieren. Regelmäßige Informationsveranstaltungen und Tipps für die Umsetzung eines datenkonformen Arbeitsplatzes zu Hause sind dabei ein gutes Werkzeug, um die Awareness der Mitarbeiter dahingehen zu schulen. Die Verantwortung liegt also sowohl beim Arbeitgeber als auch beim Arbeitnehmer.“

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