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Der einfachste Weg, HR-Prozesse digital und kollaborativ zu gestalten

Um HR-Prozesse zu digitalisieren und langfristig effizienter zu machen, wird abteilungsübergreifende Zusammenarbeit immer wichtiger.

Moderne Software trumpft mit einem hohem Optimierungspotenzial auf, vor allem in HR-Abteilungen, in denen viele administrative Tätigkeiten bis heute noch manuell ausgeführt werden. Die Digitalisierung inkludiert neue Akteure aktiv in HR-Prozesse, das gibt Mitarbeitenden und Führungskräften die Chance, HR-Prozesse eigenverantwortlich zu initiieren. Durch die Aufgabenverschiebung wird HR langfristig entlastet.

Die Zielgruppenerweiterung durch Mitarbeitende und Führungskräfte veranlasst die HR-Abteilung dazu, über den Tellerrand hinauszublicken. Zeitfressende Prozesse, wie die Erstellung eines Zeugnisses oder eines Arbeitsvertrags, die eine aktive Zusammenarbeit von HR-Sachbearbeitenden, Beschäftigten und Führungskräften fordern, binden auch außerhalb der HR-Abteilung viele Ressourcen. Auch Führungskräfte und Mitarbeitende sind gezwungen, sich mit wiederkehrenden personalwirtschaftlichen Aufgaben zu beschäftigen. Seien es die Leistungsbewertung durch die Führungskraft, schriftliche Freigaben oder Vorgänge wie die Urlaubsbeantragung durch Beschäftigte. Sind Personalprozesse kompliziert und aufwendig gestaltet, leidet nicht nur HR. Umso mehr lohnt sich ein aktives Umdenken, das den Paradigmenwechsel in der HR-Abteilung einläutet.

Um HR-Prozesse nachhaltig zu digitalisieren und langfristig effizienter zu machen, wird die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit immer wichtiger. Moderne Zusammenarbeit definiert die unternehmensweite Kommunikation mittels digitaler Tools komplett neu. Zeitgleicher Informationsaustausch mit mehreren Beteiligten, verbesserte Teamarbeit und das Nutzen von Synergien katapultieren altbewährte HR-Prozesse ins New-Work-Zeitalter. Das neue Gemeinschaftsgefühl, das unabhängig von Unternehmensstandort und Anzahl der Prozessbeteiligten funktioniert, steigert nicht nur die Konnektivität innerhalb eines Unternehmens. Es verkürzt Kommunikationswege und öffnet gleichzeitig die Tür in die digitale Welt.

HR-Prozesse im Alltag

Ein HR-Prozess, der sich unmittelbar auf den Alltag der Beschäftigten auswirkt, wie ein Urlaubsantrag, schafft im digitalen Zustand einen erheblichen Mehrwert. Wollen sich Mitarbeitende beispielsweise spontan einen Tag frei nehmen, können sie sich einfach über ihr Smartphone zeit- und standortunabhängig in ihr digitales Zeitkonto einloggen und den Urlaub per App beantragen. Durch die neu definierte abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mittels cleverer Software, z. B. via SAP SuccessFactors, kann die Führungskraft die Anfrage ebenfalls digital und vom Smartphone aus umgehend bestätigen. Im Optimalfall ist der Prozess mit dem Kalender verknüpft. Hat die Person an diesem Tag einen wichtigen Termin, weist sie das System darauf hin. Sie kann jetzt entscheiden, ob sie den Urlaubstag doch lieber verschiebt oder den Termin schnell telefonisch erledigt. HR wird über diesen Sachverhalt informiert, muss aber keinen aktiven Part übernehmen.

Der Arbeitsvertrag

Gerade die Arbeitsvertragserstellung bremst den digitalen Flow häufig noch aus. Dabei kann auf papiergebundene Verträge mit händischer Unterschrift getrost verzichtet und der gesamte Prozess digital gestaltet werden.

Durch die Digitalisierung können Vorgesetzte den Anstoß zur Vertragserstellung mit nur einem Klick noch im Bewerbungsgespräch selbst geben. Die Führungskraft initiiert den ersten Schritt über die Software und stößt damit den gesamten Prozess an. Statt Personaldaten und Parameter wie Aufgabenbereich oder Einstiegsdatum manuell auszufüllen, zieht sich die intuitive HR Software alle relevanten Daten aus der Stellenausschreibung und dem Bewerbungsmanagement-Tool. Das geht auch bequem vom Smartphone aus, ob im Büro, zu Hause oder unterwegs. Dadurch geht die sonst zeitraubende Aufgabe nicht nur schneller von der Hand. Die Gefahr, dass wertvolle Fachkräfte von der Konkurrenz abgeworben werden, wird so ebenfalls gelindert. Der fertige Arbeitsvertrag wird dann automatisiert und rechtssicher unter Berücksichtigung aller Datenschutzbelange erstellt.

Einfache Bedienung

Je einfacher und selbsterklärender die Bedienung der Software, desto leichter und schneller ist eine Bearbeitung eines HR-Prozesses möglich. So kann bei der Vertragserstellung auf lange Freigabeschleifen und Kommunikationskreisel mit Mitarbeitenden aus anderen Abteilungen verzichtet werden.

Sind HR-Prozesse einmal digitalisiert, erstellen sich HR-Dokumente innerhalb weniger Sekunden und Freigaben können mit nur einem Klick erteilt werden. Digitale HR-Prozesse können orts- und Device-unabhängig angestoßen und bearbeitet werden und schaffen gleichzeitig mehr Transparenz. Mittels eines Cockpits, das bei den einzelnen Prozessschritten mit Ampeln versehen ist, die über den aktuellen Stand Auskunft geben, wissen Prozessbeteiligte immer, in welchem Stadium sich der Prozess befindet. Wird beispielsweise ein Prozessschritt durch die Führungskraft nicht in der vereinbarten Zeit abgegeben, springt die Ampel auf Gelb, das System generiert automatisch ein Erinnerungsnachricht. Wenn die Ampel auf Rot springt, bekommt HR einen Hinweis, um persönlich eingreifen zu können. Auf Grün springt die Ampel erst, wenn der jeweilige Prozessschritt abgeschlossen ist.

Auch Rückfragen können so schnell und direkt beantwortet werden – ohne langes Herumtelefonieren. Schnelle Durchlaufzeiten und permanente Auskunftsfähigkeit steigern das Ansehen der HR-Administration und sichern eine unternehmensweite Informationsgleichheit. Lange Wartezeiten auf Bescheinigungen oder Nachweise gehören damit der Vergangenheit an. Das schafft bei allen Beteiligten Vertrauen und Zufriedenheit.

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