Vorteile der HR Document Box

Welche Vorteile bietet der Dokumenten-Ablageort für Mitarbeitende?

Alle HR-Dokumente für Mitarbeitende zentral an einem Ort – das ist dank digitaler HR-Dokumenten-Ablagesysteme möglich. Mit ihrer Hilfe können Personalmitarbeitende den Angestellten des Unternehmens Unterlagen wie Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuer- und Arbeitgeberbescheinigungen in Echtzeit digital zur Verfügung stellen. Daraus ergeben sich viele Vorteile für die HR-Abteilung, aber auch für Führungskräfte und Mitarbeitende.

In unserem kostenlosen Whitepaper haben wir Ihnen alle Vorteile der Software sowie die Funktionsweise zusammengefasst.

Zeit und Kosten sparen mit der HR Document Box

Eine der größten Herausforderungen einer Personalabteilung ist die reibungslose Kommunikation mit allen Mitarbeiter:innen im Unternehmen. Diese sollte unabhängig vom Standort und den Arbeitsbedingungen der Angestellten lückenlos funktionieren. Eine Hürde, die es dabei zu überwinden gilt, ist die schnelle Übermittlung von HR-Dokumenten.

In vielen Unternehmen werden Gehaltsabrechnungen, Zeitnachweise und andere Bescheinigungen und Informationsschreiben per Post oder über die firmeninterne Hauspost an die Beschäftigten übergeben. Das kostet die Personalabteilung wertvolle Arbeitszeit und Personalressourcen und dem Unternehmen Geld für Porto, Papier und Druck. Dabei garantiert diese Art von Zustellung noch nicht einmal den Erhalt der HR-Dokumente für die Mitarbeitenden. Sind Angestellte nicht im Unternehmen anzutreffen, weil diese beispielsweise im Urlaub sind, oder hat sich die Anschrift durch einen Umzug geändert, verzögert sich die Zustellung der HR-Unterlagen oder erreicht die Beschäftigten gar nicht mehr.

Die digitale Dokumentenbox

Der einfachste und schnellste Weg, HR-Dokumente an Angestellte zu versenden, ist mittels eines digitalen HR-Dokumenten-Postfachs, auf das Beschäftigte außerhalb des Firmennetzwerks und unabhängig von Endgerät und Aufenthaltsort zugreifen können. Die HR Document Box stellt für die Personalabteilung so einen unkomplizierten Kommunikationsweg zu allen Mitarbeiter:innen sicher – und das Tag und Nacht.

So ist es möglich, wiederkehrende HR-Dokumente automatisch an Beschäftigte zu versenden und diese selbst in Notsituationen schnell zu erreichen und zeitgleich mit allen nötigen Informationen zu versorgen. HR-Dokumente, die kurzfristig benötigt werden, wie beispielsweise einen Passierschein in Zeiten von Corona oder Gehaltsnachweise für eine Wohnungsbesichtigung, können dank der digitalen Übertragung in Echtzeit an die Beschäftigten versendet werden. Um auf die HR-Dokumente zugreifen zu können, müssen sich Mitarbeitende nicht im Unternehmensnetzwerk befinden. Sie können sich von jedem Endgerät und unabhängig vom Aufenthaltsort in die HR Document Box einloggen.

Dabei liegt die digitale HR Document Box uneingeschränkt im Rechtsraum der Beschäftigten. Die HR-Abteilung hat zwar die Möglichkeit, Dokumente wie Informationsschreiben, Bescheinigungen oder Gehaltsabrechnungen im Postfach abzulegen, kann aber weder Dokumente löschen noch andere Dokumente einsehen. Die Dokumente liegen dabei sicher in der Cloud. Die Ablage der Dokumente seitens der Personalabteilung läuft über einen verschlüsselten VPN-Tunnel. Die Mitarbeiter:innen greifen über einen separaten verschlüsselten Zugang auf ihre Dokumente zu. Der Austausch von sensiblen HR-Daten ist End-to-End-verschlüsselt. Zusammen mit einem ausgeklügelten Berechtigungskonzept entspricht der Datenaustausch somit den höchsten Datenschutzanforderungen.

Die Zugangsdaten zur HR Document Box werden den Angestellten per Mail bereitgestellt. Die Beschäftigten können sich so über die Mail-Adresse und dem Initialpasswort im Web anmelden. Das geht sowohl unterwegs, beispielsweise über das Smartphone, oder ganz bequem von zu Hause aus. Die Mitarbeiter:innen sehen in einer übersichtlichen Registerstruktur alle HR-Dokumente wie beispielsweise Gehaltsabrechnungen oder Informationsschreiben zur Kurzarbeit und können diese mit nur einem Klick herunterladen, ausdrucken oder versenden. Damit entfällt eine Vielzahl der Anfragen an die HR-Abteilung, die täglich mehrere Stunden Zeit in Anspruch nehmen.

Benefits mit der HR Document Box

Viele Unternehmen verschicken ihre Gehaltsabrechnungen und andere HR-Dokumente heute noch per Post an ihr Personal. Neben der zeitlichen Verzögerung, die ein Postversand mit sich bringt, würden viele Mitarbeitende gut und gerne auf die Ablage und das Sortieren ihrer Arbeitgeberdokumente verzichten. Dazu kommen die Kosten. Rechnet man allein mit einem durchschnittlichen Porto von 0,80 € pro Dokument, kommt man selbst bei einer Unternehmensgröße von 1.000 Mitarbeitenden auf Kosten von 800 € im Monat und damit 9.600 € im Jahr. Papier und Druckerkosten nicht mit eingerechnet. Mit den Möglichkeiten der heutigen Technologie ist das schlichtweg rausgeschmissenes Geld.

• Zeit-, Papier- und Kostenersparnisse
• Hoher Datenschutz durch mehrstufiges Sicherheitssystem
• Steigerung der Mitarbeitendenzufriedenheit
• Sekundenschnelle Zustellung kurzfristig benötigter Dokumente
• Garantierter Versand von personenbezogenen Dokumenten und Daten
• Orts- und Device-unabhängiger Zugriff auf HR-Dokumente rund um die Uhr
• Positiver Beitrag zum Umweltschutz

Die HR Document Box bei der Unternehmensgruppe Käserei Champignon

Die Käserei Champignon ist ein seit 1908 geführtes Traditionsunternehmen der Bayerischen Milchwirtschaft. Mit ca. 1.000 Beschäftigten gehört das Unternehmen als Mitglied der bayerischen Ernährungswirtschaft zur systemrelevanten Grundversorgung der Bevölkerung. Durch die bayernweiten Ausgangsbeschränkungen, die aufgrund der Corona-Pandemie verkündet wurden, musste das Traditionshaus die Mitarbeitenden kurzfristig darüber informieren, dass die Produktion an den folgenden Tagen trotz Ausgangsbeschränkungen wie üblich weitergehen wird. Homeoffice war für die Produktionsmitarbeitenden schließlich keine Alternative.

Durch die Einführung einer HR Document Box konnte das Unternehmen seine Mitarbeiter:innen selbst am Wochenende mit Informationen zum weiteren Vorgehen in der Corona-Krise versorgen und allen Angestellten zeitgleich eine Arbeitgeberbescheinigung zukommen lassen. Die Serienbrieffunktion hat die kurzfristige Erstellung der Dokumente enorm beschleunigt. Die gesamte Belegschaft des Traditionsunternehmens bekam so noch am gleichen Tag die Information zur weiterlaufenden Produktion. Für die HR-Abteilung des Traditionsunternehmens entfiel der zeitaufwendige und kostenintensive Postversand und die fortlaufende Produktion war sichergestellt. Durch ein digitales HR-Postfach hatte die Personalabteilung der Käserei Champignon selbst am Wochenende und ohne die Anwesenheit des Personals die Möglichkeit, mit den Beschäftigten zu kommunizieren. So sorgt die HR Document Box mit nur wenigen Klicks für unternehmensweite Informationsgleichheit.