Praxisbericht Siemens Schweiz
„Die Bearbeitungszeiten haben sich enorm verkürzt.“
Für mehr Transparenz, Qualität und Effizienz
Neben der aconso Digitalen Personalakte und der Dokumentenerzeugung hat die Regionalgesellschaft Siemens Schweiz auch die maßgeschneiderte HR Software für das Prozessmanagement von aconso eingeführt.
Unternehmen
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Regionalgesellschaft Siemens in der Schweiz
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ca. 8 Divisions und Healthcare
Herausforderungen
- Automatisierung der Top-10-HR-Prozesse
- Dokumente und Informationen zeitnah bereitstellen
- Reduzierung von Korrekturschleifen
Lösung
- Maßgeschneiderte, softwaregestützte HR-Prozessmanagent-Lösung von aconso für mehr als 5.000 Mitarbeiter und Führungskräfte
Projektverlauf
In den letzten Jahren hat der HR-Bereich von Siemens Schweiz durch die aconso-Lösungen einen hohen Automatisierungsgrad erreicht. Allerdings gab es noch keinen durchgängigen Workflow, da einige Vorgänge letztlich doch manuell durchgeführt werden mussten. Dies betraf etwa 70 Prozent aller Prozesse. Dem HR-Team war es daher wichtig, dass der Anbieter eine End-to-End-Lösung präsentierte, die alle Themen und Prozesse umfasst. Dazu gehört sowohl die Speicherung und Bereitstellung als auch die Erstellung von Dokumenten.
„Bei den Prozessen, die wir bisher umgesetzt haben, zeigen sich bereits jetzt deutliche Produktivitäts- und Qualitätssteigerungen.“
Alle Vorgaben erfüllt
Oberstes Ziel war es vor allem einen Workflow ohne Medienbrüche zu erreichen. In der Schweiz ist zudem das Thema Mehrsprachigkeit von großer Bedeutung, weshalb die Software ein Minimum von drei Sprachen abdecken sollte. Eine weitere Anforderung lag darin, dass nach der Erstinstallation kleinere Anpassungen von den eigenen Spezialisten vorgenommen werden konnten. Und schließlich sollte die Lösung unabhängig von SAP und dem entsprechenden Datenmodell arbeiten.
Der User sieht auf einen Blick:
- Wo sich der Prozess gerade befindet
- Wer seine Aufgaben innerhalb des Prozesses bereits erledigt hat
- Wo seine Anträge an die HR-Abteilung aktuell stehen
- Bei wem er gegebenenfalls nachfragen muss
Die Services Aus- und Weiterbildung, Arbeitszeitänderung, Einstellung, Sonderprämie, Probezeitgespräch und Handlungsvollmachten sind bereits im produktiven Einsatz. Derzeit führt das Unternehmen den Service Vertragsänderungen ein. „Die Bearbeitungszeiten haben sich enorm verkürzt, gleichzeitig ist die Handhabung der Prozesse für alle Beteiligten erheblich einfacher geworden“, so Kai Berger, Head of Human Resources Services bei Siemens Schweiz.
Effizienzsteigerung durch eine Portal-Lösung
Die End-to-End-Lösung funktioniert durchgängig ohne Medienbrüche. „Wir müssen uns nicht mehr um das Drucken und Scannen kümmern, da alle Vorgänge vollautomatisch das System durchlaufen“, freut sich Kai Berger.
„Ein weiterer Vorteil: Die Personalarbeit ist ja in der Regel sehr papierlastig. Durch die Digitalisierung können wir unseren Papierverbrauch signifikant reduzieren und damit auch einen Beitrag zur Umweltschonung leisten.“
