Dokumentenerzeugung beim Flughafen München
„Heute aktualisieren wir unsere Dokumente quasi auf Knopfdruck.“
Effizient HR-Standardbriefe erstellen
Die effiziente Dokumentenerzeugung stellt einen wichtigten Bestandteil einer ganzheitlichen HR-Software Lösung dar. Mit der automatischen Dokumentenerzeugung liegen für Flughafen München alle 200 Briefvorlagen zentral und in einheitlichem Format vor: Einmal den Textbaustein in der Fußzeile geändert, und sämtliche Vorlagen aktualisieren sich zum Stichtag automatisch.
Unternehmen
- Betreiber des Verkehrsflughafen München
- 14 Tochtergesellschaften
- Über 8.000 Mitarbeitende
Herausforderungen
- Vorlagen per Knopfdruck aktualisieren
- Zeit und Ressourcen sparen
- Aktualisierungsaufwand reduzieren
Lösung
- Automatisierte Dokumentenerzeugung
Projektverlauf
Schnell zu erstellen und CI-konform müssen sie sein, die Anschreiben der Flughafen München GmbH (FMG). Kein leichtes Unterfangen für den Airport-Betreiber und seine Konzerngesellschaften bei 200 unterschiedlichen Briefvorlagen. Heute nutzt der Flughafen München die aconso Dokumentenerzeugung. Durch die zentrale Vorlagenverwaltung hat sich der Pflegeaufwand deutlich reduziert.
Fehlerfreie Dokumente: Dokumentenvorlagen und Mitarbeiterschreiben
Nicht nur die Dokumentvorlagen, auch die kompletten Mitarbeiterschreiben sind beim Flughafen München dank der HR-Softwarelösung nun in kürzester Zeit angefertigt. Diese stehen als Standardbriefe ebenfalls auf Knopfdruck bereit. Alle für das Schreiben benötigten Mitarbeiterstammdaten erhält das Programm direkt aus SAP und erzeugt damit automatisiert und fehlerfrei die Dokumente aus der Personalabteilung.
HR-Dokumente mit automatisierter Brieferstellung
- Mutterschutz
- Arbeitszeitvereinbarungen
- Arbeitsbestätigung und Prämienschreiben
- Betriebsratsanhörungsbogen
HR-Dokumentenerzeugung im Steilflug installiert
Die meisten HR-Anschreiben generiert das neue Programm aus dem SAP-Kontext heraus. Andere Dokumente werden wiederum direkt aus der elektronischen Personalakte von aconso heraus erzeugt. Die für das Dokument benötigten Personalstammdaten liegen tagesaktuell vor. Auf Basis der bereits installierten Personalakte von aconso war bei der Flughafengesellschaft auch die Dokumentenerzeugung als zusätzliche Komponente schnell implementiert.
Johannes Huber, IT-Koordinator für den im Konzern als Shared Service Center fungierenden Bereich Corporate Services, war seit 2008 mit der aconso Personalakte zufrieden.
„Da erscheint es für uns nur als logischer zweiter Schritt, die aconso DMS-Lösung zur automatischen Dokumentenerzeugung einzuführen.“
