Praxisbericht Lufthansa
„Alle unsere Personaler arbeiten mit demselben standardisierten System.“
Optimierte HR-Prozesse
Die Lufthansa Industry Solutions, eines der führenden IT-Serviceunternehmen für den Luftfahrtsektor, bietet die elektronische Personalakte von aconso als moderne controlled Cloud-Lösung an.
Unternehmen
- Weltweit vertreten
- Über 100.000 Mitarbeiter
Herausforderungen
-
Einheitliches Archivsystem
-
Migration aus bestehenden Systemen
-
Integration in die HR-IT-Architektur
-
Zukunftssicher und kostengünstig
Lösung
- Digitale Personalakte
- Cloud-Lösung
Projektverlauf
Unter dem Projektnamen „HR Archive for LGBS – Die digitale Personalakte bei Lufthansa“ stellt der weltweit agierende Konzern sämtliche Tochtergesellschaften auf ein einheitliches System um. Im Rahmen dieses Projektes scannt ein professioneller Scandienstleister die ca. 35.000 papierbasierten Personalakten. Frisch aufbereitet gelangen diese dann als revisionssichere PDF/A Dateien in die Digitale Personalakte der aconso in ein Rechenzentrum bei Frankfurt.
„Die Digitalisierung der Akten ist eine grundlegende Voraussetzung für die HR-Umstrukturierung des gesamten Konzerns. Sie macht die ortsungebundene Bearbeitung erst möglich, dadurch können wir sämtliche HR-Prozesse zentralisieren und zugleich optimieren.“
Die Digitale Personalakte global im Einsatz
Der Startschuss für „HR Archive for Globe“ fiel im Oktober 2013: Als erstes Unternehmen fand bei der US-Gesellschaft Lufthansa SkyChefs mit rund 10.000 Mitarbeitern die Initialverscannung statt. Jetzt läuft eine, von Lufthansa Industry Solutions betreute, schlanke, innovative Standard-Lösung, die sich aufgrund ihrer Mandantenfähigkeit und Flexibilität ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand individuell anpassen lässt. Schon nach drei Monaten war die Umstellung auf digitale Mitarbeiterdokumente bei SkyChefs komplett abgeschlossen. Insgesamt werden die Akten von 16 Unternehmen der Lufthansa-Gruppe in „HR Archive for LGBS“ eingehen. Verwaltet werden diese dann von der in Frankfurt am Main ansässigen Gesellschaft Lufthansa Global Business Services (LGBS).
„Ausschlaggebend war auch, dass sich die sensiblen Personaldokumente in einem Rechenzentrum befinden, das nach EU-Standards betrieben wird und zudem die strengen deutschen Datenschutzrichtlinien erfüllt“, so Michael Brass, ehem. HR-IT Architect der LGBS.
Sicherheit wird groß geschrieben
- Datenübertragung zwischen Rechenzentrum und Anwender über gesicherte HTTPS-Verbindung
- Redundante Datenspeicherung physische Trennung der Daten
- Ausgefeiltes, organisationsspezifisches Berechtigungskonzept
- Sichere Nutzeridentifikation und -autorisierung
Anwenderfreundlichkeit inklusive
„Alle unsere Personaler arbeiten mit demselben standardisierten System, die Benutzeroberfläche kann sich je nach Land, Vorgaben vom Gesetzgeber und den Unternehmensgepflogenheiten lediglich in der Registerstruktur ein wenig unterscheiden“, freut sich Sabine Rüffer. „Funktionalitäten wie das Löschen, Hinzufügen oder Suchen sind vollkommen identisch. Besonders komfortabel ist die Drag & Drop-Funktion des aconso-Client, mit der sich elektronische Dokumente leicht der Akte zuführen lassen.“
Neuestes Modul der aconso bei der Lufthansa ist die HR Document Box. Über dieses Modul wird die Personalabteilung digital, einfach und schnell zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnungen an die Mitarbeiter versenden.
