Praxisbericht der AWO Unterfranken

Aktenberge adé dank digitaler Personalakte und Dokumentenmanagement

Vorreiter bei der Digitalisierung sein – das war das erklärte Ziel der Personalabteilung der AWO Unterfranken. Sie machte Schluss mit Papierbergen und Dubletten-Chaos und führte stattdessen die digitale Personalakte und das Dokumentenmanagement von aconso ein. So konnte sie ihre Effizienz steigern, den Datenschutz erhöhen und ein Leuchtturmprojekt auf den Weg bringen, das in der Branche Signalwirkung hat.

Die Arbeiterwohlfahrt ist ein dezentral organisierter Verband, der deutschlandweit rund 210.000 hauptamtliche Mitarbeiter hat. Er gliedert sich in 30 Bezirks- und Landesverbände, zu denen auch die AWO Unterfranken zählt. Als Vorreiter innerhalb ihrer Verbandsstruktur beschloss die AWO Unterfranken mit derzeit rund 2.800 Mitarbeitern, ihre Personalprozesse zu digitalisieren. Nach einem ausgefeilten Auswahlprozess entschied sie sich für den Münchner HR Services Provider aconso. Bei dem Digitalisierungsprojekt wollte der Bezirksverband jedoch keine Insellösung schaffen. Vielmehr sollte die Lösung perspektivisch der gesamten AWO bereitgestellt werden. Daher stellten die Unterfranken ihr Vorhaben im bundesweiten Arbeitskreis der Personalleitungen und in der Geschäftsführerkonferenz vor. In beiden Gremien stieß es auf regen Zuspruch.

So wurde zwischen der AWO und aconso ein bundesweit gültiger Rahmenvertrag abgeschlossen, um die HR Services des Dienstleisters in der gesamten AWO einführen zu können. Das HR-Digitalisierungsvorhaben der AWO Unterfranken schreitet derweil weiter voran.

Hohe Anforderungen an die Cloud-Lösung

Zunächst sah sich die AWO Unterfranken auf Messen nach einer geeigneten Lösung um. Schnell wurde jedoch klar, dass man für die Auswahl mehr Zeit und Expertise brauchte. „Wir wollten nicht irgendeine Lösung, sondern es gleich richtig machen“, erinnert sich Dominik Roth, Personalleiter der AWO Unterfranken. „Schließlich ging es ja um eine langfristige Investition, bei der wir uns ganz sicher sein wollten.“ Die AWO Unterfranken ließ sich deshalb von der Unternehmensberatung Zöller & Partner ein Pflichten- und Lastenheft erarbeiten. So entstand eine lange Wunschliste.

Eine der wichtigsten Anforderungen war, dass das neue System eine Cloud-Lösung sein sollte, sodass man von allen Standorten und beliebigen Endgeräten darauf zugreifen konnte. Da in den Filialen Führungskräfte in die HR-Prozesse eingebunden sind, die nicht täglich stundenlang am PC sitzen, musste die Lösung einfach und intuitiv zu bedienen sein. Aus Datenschutzgründen war außerdem ein gutes Rechte- und Rollenmanagement gefragt. Das Dokumentenmanagement sollte Barcode-Erkennung unterstützen, um die Dokumentenablage einfach zu gestalten. Großen Wert legte die AWO Unterfranken außerdem darauf, dass die Software unabhängig von der Lohn- und Gehaltsabrechnung war. Man wollte in der Lage sein, bei Bedarf den Payroll-Anbieter zu wechseln, ohne auch das Dokumentenmanagement oder die E-Akte wechseln zu müssen. Natürlich sollte es aber eine Schnittstelle in die Payroll und zu anderen Systemen geben.

Nicht ganz unerheblich war, dass die neue Lösung auch unter suboptimalen technischen Bedingungen gut funktionieren musste. Denn in der unterfränkischen Peripherie gibt es häufig noch kein Hochgeschwindigkeits-Internet. Manche Standorte haben lediglich eine 3000er-DSL-Verbindung.

Alles in allem wünschte sich die AWO Unterfranken einen visionären Partner, der bereits Erfahrung mit Großorganisationen hatte und – gerade im Hinblick auf die DSGVO – aktives Haftungsmanagement bot.

Transparenter Auswahlprozess nach Punktesystem

Bereits in den Auswahlprozess bezog die AWO Unterfranken die Betriebsverfassungsorgane mit ein. So waren die Arbeitnehmervertreter, die später die Inbetriebnahme freigeben mussten, frühzeitig eingebunden. Zehn Anbieter kamen in die engere Wahl. Anhand des Pflichten-Lasten-Heftes gab es ein Punktesystem, das transparent machte, welcher Anbieter die meisten Kriterien erfüllte. Die Bestplatzierten wurden zu mehreren Vorstellungsrunden vor Ort eingeladen. Dabei sollten sie ihre Lösungen auch live demonstrieren. Der Anbieter aus München erzielte nicht nur die höchste Punktzahl, sondern überzeugte auch bei der Vorführung. Selina Roßberg erzählt: „aconso ist sehr gut auf unsere Wünsche eingegangen, hat Arbeitsvorgänge technisch für uns simuliert und sogar ein Testsystem aufgesetzt, das auf Echtbasis lief. Das hat bei uns ein sehr gutes Gefühl hinterlassen und uns am Ende überzeugt.“

Konsequenter Abschied von Papierdokumenten

Zunächst wurde die Registerstruktur für die digitale Personalakte aufgebaut. Anfang Dezember holte der Dienstleister dann die ersten 1.400 Akten bei der AWO Unterfranken ab und spielte diese bis Anfang Januar in das System ein. Nachdem die AWO sich vergewissert hatte, dass die digitalisierten Akten eine hohe Qualität aufwiesen und mit den Originalen übereinstimmten, folgte Ende Januar die zweite Runde mit weiteren 1.100 Akten. Nach der finalen Freigabe des neuen E-Akten-Systems wurden die Papierakten vernichtet. Im Anschluss startete dann die Projektphase Digitales Dokumentenmanagement, um auch neu hinzukommende Mitarbeiterdokumente einfach in der E-Akte abzulegen.

Kommen heute im Tagesgeschäft noch Papierdokumente vor, werden diese mit dem Scan-Modul eingescannt und anschließend sofort vernichtet. Das Tool ermöglicht es, die Dokumente einfach per Drag-and-Drop an die richtige Stelle im System zu ziehen. Dokumente mit Barcode werden automatisch einsortiert. Mithilfe einer OCR-Texterkennung lassen sich die Dokumente zudem im Volltextmodus durchsuchen.

Meilenstein in der HR-Digitalisierung

Mit der digitalen Personalakte hat die AWO Unterfranken einen Meilenstein in der Digitalisierung ihres Personalwesens geschafft. Mitarbeiter, die dazu autorisiert sind, können jetzt von jedem Standort und auch von mobilen Endgeräten aus auf Personalakten zugreifen. Im Rechtemanagement ist genau festgelegt, wer was sehen darf, sodass Datenschutz vollumfänglich gewährleistet ist. Da die Akten zentral gespeichert sind, gibt es auch keine Dubletten und keine verschiedenen Versionen mehr.

Durch das neue System konnte die AWO ihre Effizienz in der Personalabteilung erheblich steigern. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist hoch. Roth freut sich: „Unsere Einrichtungen, die ja oft noch eine sehr traditionelle Einstellung haben, sind total begeistert und fragen sogar schon nach, wann sie auch digital unterschreiben können. Da merkt man wirklich einen Fortschritt im Denken. Inzwischen wollen mehr Leute das neue System nutzen, als wir eigentlich vorgesehen hatten. Auch Bewerber bekommen leuchtende Augen, wenn sie hören, was für ein modernes Arbeitsumfeld wir ihnen bieten können.“

Die Digitalisierung weiter vorantreiben

Im nächsten Schritt möchte die AWO Unterfranken auch ihr HR Workflow Management in Zusammenarbeit mit dem Münchner HR-Services-Anbieter optimieren. Mithilfe der cloudbasierten Lösung von aconso lassen sich alle HR-bezogenen Kommunikationsprozesse über eine Plattform abwickeln und Aufgaben zentral managen. Das optimiert die Zusammenarbeit und die HR-Prozesse noch weiter.