7 gute Gründe für eine automatisierte HR-Dokumentenerzeugung

Manuelle Dokumentenerstellung mit Fehlerpotenzial

Die Dokumentenerstellung an sich ist ein wichtiger Teil der Personalarbeit und dient dazu, die rechtlichen Anforderungen und die interne Verwaltung der Personalakten zu erfüllen. Besonders zeitaufwendig ist meist die Generierung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen, Arbeitszeitaufzeichnungen, Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder anderen personalbezogenen Dokumenten. Umso wichtiger ist es, sich langfristig mit zukunftsfähigen Arbeitsweisen auseinanderzusetzen, die es der Personalabteilung ermöglichen, sich nachhaltig von administrativen Zeitfressern zu befreien.

Manuelle HR-Dokumentenerzeugung ist vor allem zeitaufwendigund hält die Personalabteilung von wichtigeren Aufgaben ab. Zudem besteht die ständige Gefahr von Fehlern, z. B. Tippfehler, falsche Angaben oder unvollständige Informationen. Gleichzeitig erhöht sich die Inkonsistenz bei manueller Dokumentenerstellung. Dokumente sind oft unterschiedlich formatiert und aufgebaut, was wiederum zu einem uneinheitlichen Erscheinungsbild führt. Das kann zu Schwierigkeiten bei der Verwaltung führen. Das Ablegen und die Pflege von Personalakten ist zudem ein erheblicher Zeitfresser.

Automatisierte Dokumentenerzeugung mit vielen Vorteilen

Auch wenn es einigen Personalabteilungen schwerfällt, sich von altgewohnten Arbeitsweisen zu verabschieden, ist die manuelle Dokumentenerstellung schlichtweg nicht mehr zukunftsfähig. Doch was sind die Vorteile der digitalen Dokumentenerzeugung?

Zeitersparnis: Automatisierte Dokumentenerzeugung ermöglicht es, Dokumente schneller und effizienter zu erstellen und zu bearbeiten. Die Durchlaufzeiten eines Dokuments verringert sich dadurch enorm.
Fehlerreduzierung: Mit digitalen Tools können automatisierte Überprüfungen und Validierungen durchgeführt werden, um Fehler zu minimieren.
Zentrale Vorlagensteuerung: Softwaregestützte Dokumentenerzeugung ermöglicht es, Dokumente in ein einheitliches Format zu bringen – immer unter Berücksichtigung des Corporate Designs. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind.
Einfache Verwaltung: Digitale Dokumente lassen sich leicht verwalten, speichern, suchen und teilen. Dabei lassen sich sogar Ablage- bzw. Archivierungsszenarien pro Dokumentenprozess definieren.
Compliance-Unterstützung: Gesetzliche Anforderungen und Unternehmensrichtlinien lassen sich automatisch überprüfen und erfüllen.
Mobilität: Digitale Dokumente können von jedem Ort und zu jeder Zeit aufgerufen werden- Das erleichtert die Zusammenarbeit und die Entscheidungsfindung.
Digitale Signatur: Wird ein HR-Dokument digital erstellt, kann es auch digital signiert werden.

Was ist wichtig beim Umstieg auf eine automatisierte Dokumentenerzeugung?

Für Personalabteilungen ist bei der digitalen Dokumentenerzeugung insbesondere die Wahl des richtigen Tools relevant. Es gibt viele verschiedene Tools zur digitalen Dokumentenerzeugung auf dem Markt, die unterschiedliche Funktionen und Anforderungen haben. Es ist wichtig, das Tool auszuwählen, das am besten zu den Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens passt. Zudem sollte auf die Datensicherheit geachtet werden. Digital erstellte Dokumente enthalten oft sensible Informationen über Mitarbeitende und das Unternehmen. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die gesammelten Daten sicher gespeichert und gegen unbefugten Zugriff geschützt werden.

Die Digitalisierung sollte so effizient wie möglich gestaltet sein. Nur so können Personalabteilungen durch Automatisierung von Prozessen wie z. B. die Erstellung von Arbeitsverträgen, die Erfassung von Urlaubsanträgen oder die Erstellung von Lohnabrechnungen Zeit und Ressourcen sparen. Ebenfalls zu beachten ist die Integrierbarkeit in andere vorherrschende HCM-Systeme. Es ist wichtig, dass die automatisierte Dokumentenerzeugung mit anderen Systemen wie z. B. dem Personalmanagement-System oder dem Finanzsystem des Unternehmens integriert werden kann, um eine nahtlose Verwaltung der Personalakten zu ermöglichen.