So gelingt die Einführung des digitalen Personaldossiers in wenigen Schritten
Hat man sich einmal von den Vorteilen der elektronischen Variante des Personaldossiers überzeugt und die Entscheidung getroffen, sich von Papierdossiers zu verabschieden kann es mit der Einführung einer softwaregestützen Lösung oft nicht schnell genug gehen. Natürlich sollen die Daten und Dokumente so rasch wie möglich in digitaler Form bereitstehen. Jedoch gibt es im Vorfeld einige Dinge zu berücksichtigen. So treten stets Fragen auf, welche oftmals nur sehr individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten, beantwortet werden können:
- Wie werden die Mitarbeiterdaten derzeit verwaltet und welche zusätzlichen Prozesse sind damit verbunden?
- Wie können bestehende HR-Systeme in das Personaldossier integriert werden?
- Wie werden Zugriffsrechte und Datenschutz gewährleistet?
- Wie wird die Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter beim Umgang mit dem digitalen Personaldossier organisiert?
- Welche Anforderungen haben die verschiedenen Abteilungen und Stakeholder an das digitale Personaldossier?
Die folgenden 5 Punkte sollten daher bei der Einführung eines elektronischen Personaldossiers beachtet werden:
Schritt 1: Bedarfsanalyse und Zielsetzung
Eine gründliche Bedarfsanalyse sollte durchgeführt werden, um die Anforderungen und Ziele für die Einführung eines elektronischen Personaldossiers zu verstehen. Dies beinhaltet die Bewertung der aktuellen HR-Prozesse, Identifikation von Schwachstellen und Herausforderungen, sowie die Festlegung von klaren Zielen und Erwartungen an das Personaldossier.
Die neue HR Software soll genau da angreifen, wo es in vielen Personalabteilungen den meisten Optimierungspotenzial gibt. So werden Pain Points der HR-Abteilung in Bezug auf das Dokumentenmanagement aktiv angegangen und Arbeitsabläufe langfristig beschleunigt und vereinfacht.
Je genauer die Anforderungen dabei im Vorfeld definiert werden, desto grösser ist der Mehrwert der Software. Hier müssen Aspekte geklärt werden, die die Basis des elektronischen Dossiers definieren. Wie viele der vorhandenen Mitarbeiterdossiers sollen in das HR-System überführt werden? Liegen diese bereits in digitaler Form vor oder müssen die Papierdokumente digitalisiert werden? Welche Informationen soll das elektronische Dossier überhaupt enthalten und welche Stammdaten sollen innerhalb des Dossiers gepflegt werden?
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Schritt 2: Auswahl der geeigneten Softwarelösung
Basierend auf den identifizierten Anforderungen sollte eine gründliche Auswahl von entsprechenden Softwareangeboten durchgeführt werden. Dabei sollten Kriterien wie Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Datensicherheit, Integration mit bestehenden HR-Systemen und Kosten berücksichtigt werden. Die Software sollte über Grundfunktionalitäten verfügen, die das Arbeiten nachhaltig und sicher machen. Dazu gehören unter anderem:
Datenschutz-Zugriffskontrollkonzept
Geht es um die Auswahl des richtigen Anbieters, sollte besonders wegen der personenbezogenen Daten auf ein entsprechendes Datenschutz- Zugriffskontrollkonzept geachtet werden. Die Lösung muss sicherstellen, dass nur die Personen(-gruppen) Zugriff auf HR-Daten und Dokumente haben, die auch innerhalb des Berechtigungskonzepts dafür vorgesehen sind.
Revisionssicherheit
Ebenfalls zu beachten ist die nötige Revisionssicherheit. Änderungen von Datensätzen müssen protokolliert und über eine Versionshistorie transparent dargestellt werden.
Technische Schnittstellen
Um die Einführung eines elektronischen Dossiers so effektiv wie möglich zu gestalten, sind Schnittstellen zu vorherrschenden HCM-Systemen wie SAP SuccessFactors wichtig. So lassen sich Stammdaten der Mitarbeiter ganz einfach über die entsprechende Schnittstelle überführen.
Single Sign-On
Je nach Anbieter kann man sich mittels Single Sign-On anmelden. Durch das Authentifizierungssystem müssen sich Mitarbeitende lediglich einmal am Arbeitsplatz anmelden und gelangen so ohne weitere Anmeldung in die Software.
Drag & Drop-Funktionalität für Dokumente
Die in der grafischen Oberfläche angezeigten Dokumentenbibliotheken müssen die Möglichkeit bieten, Dokumente per Drag & Drop in das Dossier ziehen zu können und einer Kategorie zuzuordnen.
Verknüpfung mit wesentlichen HR-Prozessen
Das elektronische Dossier sollte dokumentenbasierte HR-Prozesse unterstützen. So dient sie beispielsweise beim Onboarding, bei Vertragsänderungen oder Krankmeldungen als automatischer Ablageort, wenn eine digitale Dokumentenerzeugung eingesetzt wird.
Archivierung
Die rechtssichere und auditfähige Speicherung findet in einem nicht änderbaren Format wie PDF/A und auf einem geschützten Speichermedium statt, damit die Unveränderbarkeit der Dokumente garantiert ist. Hier sollte sichergestellt sein, dass das Archivsystem und die aktive Datenbank getrennt voneinander gehostet werden.
Schritt 3: Papierdokumente digitalisieren
Im dritten Schritt müssen Papierdokumente digitalisiert werden. Hier gibt es einige Fragen zu klären. Soll das Scanning ein externer Dienstleister übernehmen? Oder will die HR-Abteilung das selbst übernehmen? Sollen die Papierdossiers alle auf einmal digitalisiert und in die digitale Version überführt werden? Oder sollen Dossiers je nach Bedarf eingescannt werden? Und was passiert im Nachgang mit den eingescannten Dokumenten?
Im besten Fall sucht man sich einen Anbieter, der sowohl das initiale Scanning übernimmt als auch die Digitalisierung nach Bedarf. Dabei ist ein Rund-um-Service von Vorteil, bei dem sich der Scanning-Anbieter nicht nur um die Abholung der Papierdossiers und um den Transport kümmert. Ebenso wichtig ist die entsprechende Sortierung und Klassifizierung der HR-Dokumente sowie die anschliessende Archivierung.
Schritt 4: Stammdaten überführen, Rollen und Berechtigungen festlegen
Die Frage, welche Stammdaten übernommen werden sollen, kann jedes Unternehmen für sich entscheiden. Die Basisdaten der Mitarbeitenden wie die Personalnummer, Vor- und Nachname, Geburts- und Eintrittsdatum können aus der Personalmanagement-Software über eine Schnittstelle in das digitale Dossier übernommen werden. Im weiteren Verlauf werden die Stammdaten der Beschäftigten mittels eines regelmässigen Abgleiches mit der Personalverwaltungssoftware immer auf dem aktuellen Stand gehalten
Ist das elektronische Personaldossier mit allen relevanten Stammdaten und HR-Dokumenten gefüttert, gilt es im letzten Schritt, die Rollen und Berechtigungen für das System festzulegen. Hier muss entschieden werden, welche Person Einsicht in welche Daten bekommt und was sie damit tun darf. Dürfen alle HR-Fachkräfte Personaldokumente bearbeiten? Gehört dazu auch das Löschen von Dokumenten?
Schritt 5. System final testen und erfolgreich starten
Zum Start empfiehlt sich eine Testphase, in der sichergestellt werden kann, dass alle Funktionen und Features vorhanden sind, die Datenüberführung erfolgreich war und das Berechtigungssystem greift. Zudem kann die in der Spezifikationsphase festgelegte Register- und Datenstruktur überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. Anschliessende Schulungen für Mitarbeitende tragen zu einem sicheren und langfristig erfolgreichen Arbeiten mit dem Dossier bei. Gleichzeitig steigt die Akzeptanz gegenüber der neuen Software und die Bereitschaft, die sich verändernde abteilungsübergreifende Arbeitsweise anzunehmen.
Ist dies geschafft, sind HR, Führungskräfte und Mitarbeiter der digitalen HR-Welt bereits einen ganzen Schritt näher und können die Vorteile eines digitalen Personaldossiers vollständig nutzen.
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